L’Archiviazione Digitale è un processo importantissimo che va molto al di là della semplice dematerializzazione e conservazione di documenti cartacei. Non si tratta infatti di una semplice riproduzione in formato elettronico delle informazioni, bensì di un meccanismo che consente di rendere i nostri documenti più “smart”.
Ciò significa che attraverso un terminale noi possiamo interrogarli e trovare immediatamente le informazioni richieste. Questo è possibile grazie alla classificazione di ogni singolo documento operata tramite l’applicazione di metadati.
Vediamo insieme tutti i vantaggi che otteniamo scegliendo la strada della digitalizzazione.
Il primo vantaggio della digitalizzazione: taglio dei costi
Il primo aspetto da considerare quando decidiamo di digitalizzare un archivio è che avremo un risparmio notevole di spazio. Liberare un ufficio da un archivio significa guadagnare spazio prezioso che può essere impiegato in modo più redditizio.
Il personale che solitamente si occupa di gestire l’archivio sarà libero di dedicarsi ad attività più produttive per l’azienda. Inoltre il risparmio di tempo si declina anche nell’attività di ricerca dei documenti.
Pensiamo di dover cercare un contratto. Inserendo i dati del soggetto interessato – persona fisica o società – il gestionale utilizzato restituirà la copia del documento in formato elettronico e tutti gli altri file collegati (come ad esempio la copia dei documenti di identità).
Cercare un documento in formato digitale è semplicissimo: in fase di data entry infatti si possono applicare delle “etichette” grazie alle quali si associa una classe a ogni singolo elemento.
La digitalizzazione dei documenti tramite l’utilizzo di software gestionali specifici consente l’ottimizzazione dei processi aziendali sotto tantissimi punti di vista, quindi un risparmio notevole nell’impiego di spazi, tempi e risorse produttive.
Smart Working e Accessibilità
Un altro vantaggio reale della digitalizzazione dei documenti lo abbiamo toccato con mano negli ultimi mesi. Accedere a un database dovunque ci troviamo e in qualunque momento è la condizione indispensabile per lo Smart Working.
In caso di necessità, ogni risorsa – in base alle proprie competenze – può accedere ai documenti aziendali che gli sono indispensabili in quel dato momento. Aver attivato questo processo prima della pandemia del 2020 infatti ha consentito alla maggior parte delle aziende di far lavorare in sicurezza i propri dipendenti.
Pensiamo inoltre a quelle tipologie di lavori per cui le risorse devono viaggiare frequentemente. Poter accedere all’archivio digitale da qualunque dispositivo – un tablet o un PC portatile, ad esempio – consente di portare avanti progetti e rispettare le scadenze anche durante gli spostamenti.
Quali caratteristiche devono avere gli Archivi Digitali?
Per operare una digitalizzazione funzionale occorre scegliere i giusti applicativi, che solitamente sono specifici in base al settore di riferimento. È indispensabile, infatti, creare attorno a questo piano di conservazione sostitutiva dei documenti un ecosistema di strumenti digitali che permettano all’utente di compiere le seguenti operazioni:
- Creare, modificare e salvare documenti
- Inviare e condividere file
- Applicare la firma elettronica
Per queste operazioni è necessario che vengano rispettati tutti i requisiti per il corretto trattamento dei dati personali previsti dal GDPR. Inoltre devono essere adottate soluzioni avanzate di riconoscimento delle identità digitali per l’attivazione della firma elettronica.
Le interfacce devono essere più intuitive possibile, anche per agevolare coloro che non hanno molta familiarità con le nuove tecnologie. Le aziende che sviluppano i software gestionali infatti prevedono dei corsi di formazione per i dipendenti. Possono addirittura personalizzare alcune funzioni in base a richieste specifiche.
Oltre la Dematerializzazione: la Digitalizzazione dei Processi Aziendali
L’aspetto che non dobbiamo trascurare è che se noi rendiamo digitali e accessibili tutti i documenti che riguardano il nostro business possiamo costruire dei report da monitorare negli anni.
I risultati di queste analisi possono darci informazioni importantissime circa i processi aziendali: l’intera organizzazione può essere ottimizzata grazie allo studio di questi documenti.