ARCHIVIAZIONE E DIGITALIZZAZIONE

PROCESSO DI LAVORAZIONE

Il servizio permette alle agenzie di gestire con efficienza e rapidità i documenti assicurativi, recuperare spazi fisici, ottimizzare l’attività dei propri dipendenti e garantire un’archiviazione in linea con le normative di settore.

1 - ritiro materiali cartacei

L’attività prevede la fornitura di apposite scatole d’archivio, al cui interno ogni cliente potrà riporre le cartelline contenenti le polizze e ogni documento che riterrà opportuno. Terminata la composizione delle scatole, una squadra provvederà al ritiro delle stesse dalla sede dell’Agenzia, nei giorni concordarti, e le trasporterà presso i nostri depositi.

2 - archiviazione fisica

All’arrivo delle scatole gli operatori verificheranno per prima cosa la corrispondenza tra l’elenco di presa in carico e il documento di trasporto; successivamente ogni scatola che entrerà fisicamente in deposito sarà registrata sul sistema informatico e le verrà applicata un’etichetta QR code riportante la descrizione del contenuto e la posizione all’interno dell’archivio. Infine, le stesse saranno trasferite alla loro destinazione finale e posizionate su apposita scaffalatura d’archivio.

3 - digitalizzazione portafoglio in vigore

Ogni scatola sarà trasferita in sala scansione dove un team di risorse altamente qualificato provvederà all’estrazione dei documenti dalle scatole, alla normalizzazione e preparazione degli stessi per la scansione massiva. Questa avverrà con scanner di produzione e software di ultima generazione, sempre aggiornati alla versione più recente. Al termine del processo di digitalizzazione, per ogni documento sarà creata una corrispondente immagine digitale.

4 - caricamento su sw di consultazione

Le immagini prodotte saranno caricate, unitamente ai dati identificativi del documento, all’interno di una piattaforma web che ne consentirà la ricerca e la consultazione. Inoltre sarà possibile visualizzare i documenti direttamente all’interno dei principali software gestionali assicurativi. Ogni Agenzia avrà apposite credenziali d’accesso al sistema e sarà possibile, a richiesta, l’apertura di sotto utenze dedicate alla rete secondaria.

5 - ritiro periodico e digitalizzazione nuova documentazione

La vostra Agenzia continuerà a produrre documenti e a movimentare il portafoglio; pertanto a cadenze concordate effettueremo il ritiro della documentazione di nuova produzione, la trasporteremo alla sede di deposito in cui verrà archiviata fisicamente successivamente al processo di digitalizzazione, così da rendere i documenti immediatamente consultabili all’interno della piattaforma web. Nel sistema potranno essere inseriti anche i documenti nativi digitali.

6 - scarto e macero

Una volta l’anno provvederemo a effettuare lo scarto d’archivio dei documenti stornati e, da quel momento, il sistema avvierà un countdown automatico diversificato a seconda della tipologia documentale di riferimento. Al termine del periodo di conservazione previsto dalla normativa vigente, dopo aver verificato che non vi siano sinistri in corso, ci faremo carico di effettuare il macero certificato della documentazione rilasciando il FIR (Formulario di Identificazione dei Rifiuti), sempre con il permesso delle Agenzie clienti.

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