ARCHIVIAZIONE E DIGITALIZZAZIONE
VANTAGGI DA INNOVAZIONE
Sono innumerevoli i vantaggi che offre il nostro servizio e tutti volti a riportare il personale d’Agenzia ad occuparsi unicamente della consulenza, della sottoscrizione di nuove polizze e della fidelizzazione dei propri clienti liberandosi dal peso degli oneri burocratici legati alla gestione dell’archivio cartaceo.
Risparmio costi
Hai mai pensato a quanto costa la gestione in house dell’archivio cartaceo? Forse no perché è un costo che hai messo in conto all’atto dell’assunzione dei tuoi dipendenti. Ma se ti dicessimo che circa il 30% del tempo di un dipendente è dedicato all’archivio e che il tempo ha un costo…Il nostro servizio ti permette di risparmiare quel costo e non solo!
Recupero efficienza personale
Quante volte hai sentito dire questa frase: “Non ho avuto tempo perché ero in archivio…”? Da domani non la sentirai più perché penseremo noi alla gestione completa dei tuoi documenti ed il personale potrà nuovamente dedicarsi alle attività ad alto valore aggiunto per la tua Agenzia.
Recupero Spazi Fisici
La carta occupa spazio! Che si tratti di un armadio o uno schedario, una stanza o una cantina, tutte le Agenzie sono sommerse dai documenti. Immaginate invece la vostra sede completamente libera da questo peso ed iniziate a pensare a come riutilizzare quegli spazi.
Ottimizzazione dei processi di agenzia
Molti dei processi di Agenzia si basano sulle informazioni riportate all’interno dei documenti, se tali documenti e quindi le informazioni sono digitalizzate è possibile ottimizzare, automatizzare e digitalizzare i processi d’Agenzia, così, ad esempio, il personale non dovrà più ricordare le scadenze perché sarà il sistema stesso a farlo.
Piena disponibilità dell'archivio per l'agente
In qualunque momento della giornata ed in qualunque posto del mondo il vostro archivio sarà sempre nella vostra più completa disponibilità, in poche parole il vostro archivio sempre in tasca!
Consultazione dei documenti in mobilità
Immaginate di essere da un cliente e di dover consultare un documento al fine di fare un preventivo, con l’archivio cartaceo sarebbe difficile farlo in tempi brevi, ma con l’archivio digitale ed il nostro software web vi basterà collegarvi con lo smartphone o con il tablet ovunque voi siate ed avere subito a disposizione il documento, semplice no!
Riduzione rischio distruzione e smarrimento
La carta crea un carico d’incendio importante e la maggior parte delle volte gli impianti d’Agenzia si “riducono” a degli estintori manuali, inoltre un documento posizionato male in un archivio cartaceo è un documento, a tutti gli effetti, smarrito. Questo rischio viene ridotto in maniera considerevole esternalizzando gli archivi e digitalizzando i documenti, per cui perché rischiare?
Riduzione tempi di ricerca e consultazione
Forse non lo sai ma da studi effettuati risulta che per ricercare un documento sono necessari mediamente 8 minuti, se poi è necessario fare un scansione, una fotocopia o semplicemente una consultazione il tempo si dilata ulteriormente. Con la nostra soluzione, invece, i tuoi documenti sono disponibili in un click, più facile di così!
Procedura di scarto d'archivio esternalizzata
Perché dovresti preoccuparti di verificare i documenti scaduti, estrarli dalle relative cartelline, creare un archivio di storni e monitorare la data di scadenza per poterli distruggere una volta che abbiano superato il periodo di conservazione di legge quando possiamo farlo noi per te?
Macero Certificato
La documentazione contenente dati sensibili dovrebbe essere macerata tramite triturazione così da rendere il dato non più utilizzabile e collegabile al soggetto interessato, ma spesso, per mancanza di tempo, per i costi o per altri motivi tale procedura non viene attuata. Nel servizio che offriamo è compreso il macero certificato dei vostri documenti:un pensiero in meno, una garanzia in più!
Filiera corta
G.S.V. Digital Solution sarà il tuo unico interlocutore, non dovrai preoccuparti di contattare un’azienda per la logistica, una per l’archiviazione, una per la digitalizzazione, una per il software ed una per il macero, ti basterà semplicemente contattarci. Questa è la nostra forza: aziende specializzate ma un Consorzio di gestione unico!