La Soprintendenza Archivistica del Lazio può rilasciare un certificato di idoneità per la conservazione dei documenti qualora i locali soddisfino determinati requisiti. Vediamo insieme quali caratteristiche devono avere per ottenere il rilascio del Certificato di Idoneità della Soprintendenza Archivistica del Lazio.

Caratteristiche tecniche dei locali da adibire ad archivio di deposito

I locali destinati all’archivio di deposito devono avere dei requisiti particolari, come ad esempio la giusta modalità di aerazione e illuminazione e la creazione di un microclima che sia adatto alla conservazione ottimale dei documenti: nello specifico, la temperatura deve essere mantenuta intorno ai 18°C e l’umidità relativa deve essere pari al 55% circa.

Le condizioni igieniche adeguate devono essere garantite da operazioni periodiche di pulitura dei locali. È fondamentale che le aree adibite ad archivio non diventino deposito di apparecchiature dismesse o di altri oggetti che non hanno nulla a che fare con la documentazione.

Ubicazione dei locali di deposito

L’ubicazione dei locali è molto importante per il deposito dell’archivio. Innanzitutto non deve includere aree a rischio sismico o di allagamento (a tal proposito non devono essere contemplati i seminterrati); non devono trovarsi nei pressi di siti industriali e impianti inquinanti o a rischio di incendio o esplosione.

In ogni caso, devono essere rispettate le distanze minime di sicurezza dagli edifici o dagli impianti adiacenti; è necessario prevedere la disponibilità di locali ampi (come magazzini o capannoni), vicini alla sede principale dell’Autorità o comunque con essa ben collegati, per consentire il rapido trasporto della documentazione richiamata dagli uffici per lo svolgimento di pratiche correnti.

È fondamentale prevedere aree dotate di parcheggio per i mezzi di soccorso antincendio, per il carico e lo scarico del materiale da depositare e per i mezzi privati di impiegati e utenti esterni.

Strutture esterne e dimensioni 

Come devono essere strutturati i locali da adibire ad archivio di deposito? Vediamo insieme tutte le caratteristiche indicate dalla Soprintendenza Archivistica per rilasciare il certificato di idoneità:

  • Gli edifici di nuova progettazione devono rispettare le norme relative alle caratteristiche costruttive: resistenza al fuoco delle strutture portanti e di separazione, altezza ai fini antincendio, altezza dei piani, carico d’incendio, intercapedini e impianti di aerazione, possibilità di sfogo dei gas di combustione, vie d’uscita, compartimentazioni orizzontali e verticali.
  • Devono essere presenti rampe e scivoli per l’ingresso di persone disabili.
  • Gli spazi interni devono essere suddivisi in almeno quattro aree principali: depositi, uffici per il personale, sala di studio per utenti esterni, area per servizi vari (servizi igienici, caffetteria, guardaroba).
  • Gli spazi devono essere sufficientemente ampi per disporre il materiale già esistente e accogliere nuovi versamenti di materiale per almeno 5-10 anni: l’incremento annuale medio è dato dalla quantità complessiva della documentazione prodotta e acquisita, detratto il materiale destinato allo scarto. È necessario prevedere a lungo termine la possibilità di ampliare le strutture esistenti.
  • Nel caso di locali di deposito posti all’interno di edifici storici o ai piani superiori di edifici già esistenti occorrerà verificare che i solai siano in grado di sopportare il peso degli scaffali e del materiale in essi conservati: la portata richiesta è di almeno 1.200 Kg/m² in caso di scaffalatura fissa di altezza massima di 2,2 m; nel caso di scaffali compatti la portata varia a seconda delle caratteristiche previste da ciascun produttore. Per le strutture metalliche autoportanti è necessario assicurarsi che siano resistenti al fuoco.

Dispositivi di sicurezza

I locali devono essere dotati di tutti i dispositivi di sicurezza previsti dalla normativa: 

  • impianti antifurto e antintrusione
  • impianto elettrico a norma
  • impianto antincendio (impianti di spegnimento automatici ed estintori portatili e carrellati)
  • impianto di rilevazione incendi
  • impianto di evacuazione di fumo e di calore
  • impianto antiallagamento
  • gruppi elettrogeni per garantire il funzionamento degli impianti anche in caso di interruzione temporanea dell’erogazione di energia elettrica

Con l’entrata in vigore del DM 9 maggio 2007, con particolare riferimento all’articolo 6, i Comandi provinciali competenti dei Vigili del Fuoco rilasciano previo sopralluogo il Certificato di Prevenzione Incendi (CPI) e al suo rinnovo, inoltre provvedono all’attuazione del Sistema di Gestione della Sicurezza Antincendio (SGSA).

Ci sono altre norme che è indispensabile rispettare:

  • norme generali in materia di Sicurezza dei Luoghi di Lavoro
  • dotazione di vie di fuga per tutti i locali, la cui segnalazione sia garantita anche in caso di calamità mediante sistemi di illuminazione di sicurezza
  • apertura delle porte verso l’esterno con uscita su aree libere; per edifici su più piani assicurarsi che le scale interne siano resistenti al fuoco e agevolmente percorribili in caso di fuga
  • locali dotati di porte resistenti al fuoco dove le dimensioni e il carico d’incendio lo richiedano
  • soffitti, pavimenti, tappezzeria e rivestimenti in materiale non infiammabile
  • assenza di tubature e fili elettrici scoperti di passaggio
  • verifiche periodiche per l’efficienza degli impianti, con la contestuale compilazione di un registro che sia sempre disponibile per l’autorità preposta alla vigilanza
  • piano d’emergenza per la prevenzione e la prima reazione a disastri e calamità naturali, che includa la formazione del personale esterno

Per i depositi posti all’interno di edifici storico-artistici è necessario installare mezzi antincendio e organizzare il sistema interno di gestione della sicurezza nei modi previsti dal DPR 30 giugno 1995 n. 418.

Inoltre la cadenza massima dei controlli è di un anno per gli impianti di ventilazione, condizionamento e riscaldamento e di tre anni per tutti gli altri impianti.

Scaffalature e arredi

Per le scaffalature e gli arredi sono previste delle indicazioni specifiche. Vediamole:

  • il numero di scaffali deve essere commisurato all’incremento futuro stimato del materiale depositato
  • sono preferibili le scaffalature metalliche regolabili, prive di sporgenze taglienti, di larghezza e profondità tali (30-40 cm) da assicurare che i documenti non sporgano fuori dai bordi
  • disporre gli scaffali ad almeno 20 cm dai muri esterni per evitare il contatto con eventuali muffe e ad almeno 90 cm gli uni dagli altri per permettere il passaggio di carrelli e per evitare la propagazione di eventuali incendi; la distanza dal pavimento del ripiano inferiore deve essere di almeno 15 cm per evitare danni in caso di allagamento e la distanza del ripiano superiore dagli impianti di illuminazione deve essere di almeno di 50 cm

Ci sono poi moltissime indicazioni per maneggiare in modo agevole tutti i documenti; ci limitiamo qui a indicare le norme per la sicurezza dei locali di deposito.

L’importanza delle Certificazioni

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