L’obbligo di conservazione della documentazione di cui all’art. 67 del Regolamento IVASS n. 40/2018 può essere assolto dai distributori mediante la conservazione di tali documenti presso soggetti terzi, al di fuori dei locali dell’agenzia? In caso affermativo, è necessario darne comunicazione all’IVASS?
Chiarimenti applicativi al Regolamento IVASS n. 40/2018
archiviazione e conservazione da parte di costoro soddisfino i seguenti requisiti:
Ordinata tenuta e gestione della documentazione (comma 5), anche al fine di consentire la piena accessibilità e la pronta disponibilità della documentazione in caso di richiesta dell’IVASS.
Non è prevista dalla normativa l’invio di apposita comunicazione all’IVASS circa la scelta della suddetta modalità di conservazione.
Quindi l’intermediario assicurativo può conservare i documenti presso GSV?
GSV Digital Solution da molti anni si occupa della conservazione e della digitalizzazione dei documenti assicurativi.
I depositi dispongono di tutte le autorizzazioni e delle certificazioni necessarie, in particolare del Certificato di Idoneità della Soprintendenza Archivistica. Questo documento così importante si ottiene solo quando i locali sono considerati a norma sotto tantissimi punti di vista, sia antincendio che antiallagamento. Devono essere installati dispositivi di sicurezza di altissimo livello, per garantire che non vi siano intrusioni all’interno dei depositi.
Cosa succede se l’IVASS richiede un documento in fase di ispezione?
Se l’IVASS dovesse richiedere un documento, basterà inviare una richiesta con gli estremi del documento in questione, verrà immediatamente cercato e spedito.