Digitalizzare documenti cartacei per trasformare la tua impresa in una agenzia smart può sembrare un’operazione complessa e costosa. La paura del cambiamento nei processi produttivi scoraggia moltissime aziende a operare una trasformazione tale per cui si abbandona un meccanismo di archiviazione e gestione documentale obsoleto e decisamente impegnativo in termini di tempo, spazio e risorse impiegate.

Ma quali sono i vantaggi che si ottengono in cambio? Quanto guadagno c’è in termini di operatività e ottimizzazione delle risorse? Perché è davvero utile rivedere tutti i meccanismi della gestione documentale in favore della digitalizzazione?

Semplificazione dei processi con la digitalizzazione

Quanto tempo ci vuole a cercare un documento digitale? La risposta è semplice: qualche istante. Digiti delle parole chiave, scorri una categoria specifica, cerchi un periodo di riferimento e il gioco è fatto.

Quanto tempo ci metteresti invece a cercare un vecchio documento nell’archivio cartaceo? Ogni archivio segue regole diverse: in ordine alfabetico, per data di archiviazione, per area geografica; e una volta scelta la metodologia più funzionale cambiarla diventa praticamente impossibile.

La ricerca di un documento può richiedere a un impiegato moltissimo tempo all’interno della propria giornata lavorativa, tempo che viene sottratto a processi più produttivi.

Pensiamo poi alla semplificazione nel processare un dato documento: averlo in formato digitale significa poterlo consultare contemporaneamente da più uffici, modificarlo e trasferirlo immediatamente da un dispositivo a un altro. Soprattutto non si rischia di perderlo o danneggiarlo.

La Sicurezza nella Gestione Documentale

A differenza dei documenti cartacei, che possono andare persi o danneggiati, quelli conservati in formato digitale garantiscono una sicurezza decisamente maggiore. Possiamo proteggere i nostri file con delle password o dei sistemi di criptazione.

La documentazione non può essere danneggiata, smarrita o deteriorata. In qualsiasi momento, anche in caso di eliminazione accidentale di un file, è possibile ripristinarlo con dei sistemi molto semplici.

Digitalizzazione: una scelta per l’Ambiente

Scegliendo di emettere tutta la documentazione in formato digitale stiamo di fatto impattando in maniera sensibilmente minore sull’ambiente. Per risparmio di carta, toner, materiali utili all’imballaggio e all’archiviazione. Possiamo replicare la stessa documentazione centinaia di volte senza tuttavia sprecare carta o inchiostro. 

Iniziare un processo di archiviazione in formato digitale porterà all’emissione di documentazione direttamente in formato elettronico. Anche se può sembrare un processo molto lungo e impegnativo, il cambio di rotta permetterà trasformare la propria impresa in un’azienda smart, innovativa e all’avanguardia.

Digitalizzazione e Innovazione

Dobbiamo sempre considerare che i potenziali clienti di una qualsiasi attività sono perennemente iperconnessi e abituati a gestire moltissime pratiche in formato digitale: pensiamo al pagamento delle bollette, agli acquisti online, ai contenuti in streaming di cui usufruiamo costantemente.

L’emergenza sanitaria che ha coinvolto a più livelli tutto il mondo, poi, ci ha costretti a gestire moltissime altre incombenze a distanza, come la formazione, le riunioni, le attività sportive, le questioni burocratiche.

Insomma, siamo sempre più abituati a scegliere servizi digitali piuttosto che recarci nelle sedi di competenza quando dobbiamo svolgere una normale commissione. Adesso ci aspettiamo che un’impresa fornitrice sia al passo coi tempi e ci venga incontro con un processo di digitalizzazione di tali servizi.

Un’azienda smart è un’attività che ha una marcia in più e che quindi sarà sempre più competitiva: la trasformazione è già in atto e dobbiamo solamente assecondarla.

Quanto impatta questa trasformazione digitale?

Dobbiamo sempre considerare che i potenziali clienti di una qualsiasi attività sono perennemente iperconnessi e abituati a gestire moltissime pratiche in formato digitale: pensiamo al pagamento delle bollette, agli acquisti online, ai contenuti in streaming di cui usufruiamo costantemente.

L’emergenza sanitaria che ha coinvolto a più livelli tutto il mondo, poi, ci ha costretti a gestire moltissime altre incombenze a distanza, come la formazione, le riunioni, le attività sportive, le questioni burocratiche.

Insomma, siamo sempre più abituati a scegliere servizi digitali piuttosto che recarci nelle sedi di competenza quando dobbiamo svolgere una normale commissione. Adesso ci aspettiamo che un’impresa fornitrice sia al passo coi tempi e ci venga incontro con un processo di digitalizzazione di tali servizi.

Un’azienda smart è un’attività che ha una marcia in più e che quindi sarà sempre più competitiva: la trasformazione è già in atto e dobbiamo solamente assecondarla.

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