Digitalizzazione
Scopri come funziona la digitalizzazione documentale e quali sono i vantaggi per le aziende
Digitalizzazione
Scopri come funziona la digitalizzazione documentale e quali sono i vantaggi per le aziende
Digitalizzazione documentale: trasformare gli archivi cartacei in risorse accessibili
La digitalizzazione documentale permette di convertire, organizzare e rendere consultabili i documenti aziendali, riducendo tempi di ricerca, spazio occupato e inefficienze operative.
Che cos’è la digitalizzazione documentale
La digitalizzazione documentale è il processo attraverso cui documenti e archivi cartacei vengono acquisiti in formato digitale, classificati e resi disponibili attraverso sistemi informatici.
Non consiste soltanto nella scansione delle pagine: un progetto strutturato può comprendere preparazione dei documenti, acquisizione delle immagini, riconoscimento OCR, indicizzazione, controllo qualità e collegamento dei file ai sistemi gestionali dell’azienda.
Digitalizzazione vs semplice scansione
La scansione produce un’immagine. La digitalizzazione documentale produce un documento gestibile, classificato e conforme, con metadati che ne permettono il recupero immediato.
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Perché digitalizzare documenti e archivi
Ridurre i tempi di ricerca
I documenti classificati possono essere individuati senza consultare manualmente faldoni e cartelle distribuiti tra uffici o sedi differenti.
Recuperare spazio fisico
La gestione digitale consente di ridurre la quantità di documentazione conservata negli spazi operativi e di organizzare meglio gli originali ancora necessari.
Rendere disponibili le informazioni
I file possono essere consultati dagli utenti autorizzati anche da sedi differenti, in base alle modalità e ai sistemi adottati dall’organizzazione.
Migliorare controllo e tracciabilità
Indicizzazione, classificazione e procedure di accesso rendono più ordinata la gestione del patrimonio documentale.
Conformità normativa
Archiviazione sempre in linea con CAD e AgID.
La normativa: CAD, AgID e conservazione a norma
In Italia la digitalizzazione documentale è regolata dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale, D.Lgs. 82/2005) e dalle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Per avere valore legale, un documento digitalizzato deve rispettare precisi requisiti di conservazione sostitutiva.
Cos’è la conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva è il processo che attribuisce validità legale ai documenti digitali nel tempo, permettendo di eliminare l’originale cartaceo mantenendo la piena efficacia probatoria.
Docusmart: la soluzione GSV
Docusmart è il servizio GSV dedicato alla gestione e alla digitalizzazione degli archivi documentali.
Il processo può comprendere ritiro periodico presso il cliente, presa in carico, preparazione, scansione, indicizzazione, consultazione digitale e gestione degli originali.
Come funziona la digitalizzazione con GSV
GSV ha sviluppato DocuSmart, la soluzione all-in-one per digitalizzare, archiviare e gestire i documenti aziendali.
Dal 2017 abbiamo digitalizzato oltre 16 milioni di documenti per aziende e agenzie in tutta Italia.
- analisi dell’archivio
- definizione dei documenti e delle priorità
- preparazione e normalizzazione
- scansione, OCR e indicizzazione
- controllo qualità
- caricamento o integrazione nei sistemi
- gestione degli originali
Domande frequenti su DocusMart
La digitalizzazione ha valore legale?
Sì, se effettuata con conservazione sostitutiva conforme al CAD e alle Linee Guida AgID, il documento digitale ha piena validità legale e l’originale cartaceo può essere eliminato.
Quanto tempo serve per digitalizzare un archivio?
Dipende dal volume. Un archivio aziendale medio viene digitalizzato in poche settimane, con un processo che non blocca l’operatività quotidiana.
I documenti digitalizzati sono al sicuro?
Sì, vengono archiviati con backup ridondanti e accesso protetto, molto più sicuri di un archivio cartaceo esposto a incendi, allagamenti o smarrimenti.
Come posso consultare un documento non ancora digitalizzato?
Puoi inviare una richiesta con gli estremi del documento in questione: provvederemo tempestivamente alla ricerca e alla scansione.
Cosa fare se ho bisogno di un documento in originale?
Puoi inviare una richiesta con gli estremi del documento in questione. Il documento verrà immediatamente cercato e spedito.
