Digitalizzazione e gestione documentale per agenzie assicurative
GSV digitalizza l’archivio della tua agenzia assicurativa: dalla raccolta dei documenti cartacei alla consultazione digitale su gestionale, in totale conformità con gli obblighi di conservazione previsti per il settore assicurativo.
Trasformiamo i documenti cartacei in polizze digitali, rendendole immediatamente consultabili sul gestionale da qualsiasi dispositivo
Il nostro servizio permette agli intermediari di gestire con efficienza e rapidità i documenti assicurativi, recuperare spazi fisici, ottimizzare l’attività dei propri dipendenti e garantire un’archiviazione in linea con le normative di settore
Digitalizzazione di polizze e documenti assicurativi
GSV digitalizza ogni tipologia di documento assicurativo: polizze, contratti, appendici contrattuali, pratiche di sinistro, fascicoli clienti e documentazione precontrattuale. Ogni documento viene catalogato con posizione univoca e reso disponibile sul gestionale in uso, garantendo tracciabilità completa e accesso immediato da qualsiasi dispositivo.
Presa in carico
Archiviazione
Digitalizzazione
Consultazione
Ritiri periodici
Scarto e macero
A chi ci rivolgiamo
Partner di agenzie assicurative: la nostra esperienza ci permette di rispondere con precisione a ogni necessità.
Convenzioni e partnership
Siamo convenzionati con la maggior parte dei gruppi agenti, con le principali associazioni di brokeraggio e con il Sindacato Nazionale degli Agenti di Assicurazione: la nostra esperienza ci permette di rispondere con precisione a ogni necessità della tua agenzia.
Queste convenzioni non sono solo un elenco di loghi da esporre: significano che conosciamo già gli standard operativi, i format documentali e le esigenze organizzative richieste dai principali gruppi del settore, e possiamo adattare il servizio di conseguenza fin dal primo sopralluogo.
Se la tua agenzia fa parte di uno dei gruppi o delle associazioni convenzionate, l’attivazione del servizio segue procedure già collaudate, con tempi di avvio più rapidi rispetto a un cliente che si affaccia per la prima volta al mondo della digitalizzazione documentale.
Il nostro impegno
Scopri come abbiamo aiutato altre agenzie assicurative a trasformare il proprio archivio in un ambiente digitale, organizzato e sempre accessibile, riducendo i tempi di ricerca dei documenti e liberando spazio fisico prima occupato da faldoni e schedari, grazie al lavoro di digitalizzazione delle polizze.
I casi reali raccontano problemi concreti affrontati da agenzie come la tua, e le soluzioni adottate per risolverli.
Domande frequenti
Come funziona la digitalizzazione dei documenti per un’agenzia assicurativa?
Ritiriamo l’archivio cartaceo presso la tua sede, secondo un calendario concordato in base al volume di documentazione. Ogni documento viene catalogato con un barcode univoco per garantirne la tracciabilità, poi digitalizzato in PDF ad alta risoluzione e classificato per categoria. Il documento digitale viene infine reso consultabile direttamente dal tuo gestionale, da computer o dispositivi mobili, senza necessità di accedere a piattaforme esterne. L’intero processo viene gestito da GSV dal ritiro alla consultazione finale, con un unico referente per tutte le fasi, questo è molto importante per favorire la migliore gestione dell’archivio di un’agenzia assicurativa.
Il servizio di digitalizzazione per le assicurazioni è conforme alla normativa IVASS sulla conservazione dei documenti?
Sì, il processo di digitalizzazione e conservazione segue gli obblighi previsti dalla normativa di settore per gli intermediari assicurativi, comprese le indicazioni sulla conservazione della documentazione contrattuale e precontrattuale. Questo significa che l’archivio digitale creato da GSV è pensato fin dall’origine per rispettare le tempistiche e le modalità di conservazione richieste, senza necessità di interventi correttivi successivi. Per approfondire gli aspetti normativi nel dettaglio, consulta la nostra guida agli allegati 3 e 4 IVASS.
Quali documenti posso digitalizzare con DocuSmart?
Polizze, contratti, appendici contrattuali, pratiche di sinistro, fascicoli clienti e qualsiasi documentazione precontrattuale o contrattuale della tua agenzia, indipendentemente dal formato o dallo stato di conservazione originale. Anche archivi storici accumulati nel tempo, con documenti di annate diverse e formati non uniformi, possono essere digitalizzati e riorganizzati secondo un unico sistema di catalogazione coerente.
