Dalla raccolta periodica dei documenti cartacei alla loro consultazione digitale: GSV gestisce l’intero processo per rendere il tuo archivio più accessibile, organizzato e semplice da utilizzare.
DocuSmart è la soluzione GSV per le aziende che vogliono esternalizzare la gestione dei propri archivi cartacei e rendere i documenti disponibili in formato digitale.
Il servizio combina attività fisiche e digitali: ritiro presso il cliente, gestione dei documenti, scansione, classificazione e disponibilità dei file attraverso gli strumenti concordati.
Come funziona Docusmart
DocuSmart gestisce l’intero ciclo di vita del documento: dalla scansione all’archiviazione digitale, dalla classificazione automatica alla conservazione a norma.
Analisi dell’archivio
Valutiamo quantità, tipologia, stato dei documenti, frequenza dei ritiri e modalità di consultazione richieste.Pianificazione dei ritiri
Definiamo un calendario per la raccolta periodica della documentazione presso le sedi del cliente.Presa in carico e tracciamento
I documenti vengono identificati, organizzati e associati alle informazioni necessarie per seguirne la lavorazione.Preparazione e scansione
La documentazione viene preparata per l’acquisizione e convertita in formato digitale attraverso scanner professionali.Indicizzazione e Controllo Qualità
Ai file vengono associati metadati che consentono di ricercare e recuperare rapidamente i documenti.Consultazione digitale
I documenti vengono messi a disposizione attraverso il sistema e le modalità definite con il cliente.Gestione degli originali
Gli originali possono essere custoditi, restituiti o gestiti secondo gli accordi e le condizioni applicabili.
Docusmart per il tuo settore
La digitalizzazione documentale si adatta alle esigenze specifiche di ogni settore.
Assicurazioni
Sanità
Imprese
I vantaggi di Docusmart
Meno spazio occupato dagli archivi
Recupero fino al 90% dello spazio fisico occupato dall’archivio cartaceo
Risparmio costi di gestione
Riduzione dei costi di gestione documentale fino al 60% nei primi 3 anni
Documenti disponibili anche tra sedi differenti
Accesso ai documenti da qualsiasi dispositivo, ovunque e in qualsiasi momento
Processo continuativo attraverso ritiri programmati
Piena conformità normativa senza gestione manuale
Cosa include il servizio Docusmart
- ritiro periodico presso il cliente
- presa in carico dei documenti
- catalogazione e tracciamento
- scansione
- OCR e indicizzazione
- controllo qualità
- caricamento o integrazione nei sistemi
- gestione degli originali
- assistenza
Il caso studio Assidim
Assidim gestiva circa 9.500 polizze e aveva archivi distribuiti tra più sedi. Le ricerche documentali sottraevano tempo al personale e rendevano difficile la consultazione fuori dall’ufficio.
Con Docusmart ha centralizzato l’archivio, ridotto le sedi da quattro a due, recuperato spazi e reso i documenti disponibili anche in mobilità.
Domande frequenti su DocusMart
DocuSmart è conforme alle normative?
Sì, DocuSmart gestisce l’archiviazione e la conservazione dei documenti in conformità con il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e le Linee Guida AgID sulla conservazione sostitutiva.
Posso accedere ai documenti da remoto?
Sì, DocuSmart è accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a internet. I documenti sono consultabili ovunque, in ufficio o in mobilità.
Come avviene la migrazione dall’archivio cartaceo?
GSV gestisce l’intero processo di digitalizzazione dell’archivio esistente, senza bloccare l’operatività quotidiana dell’azienda.
Sotto quali categorie sono ricercabili le polizze sul gestionale?
I criteri di ricercabilità dipendono dal gestionale in uso in ogni singola agenzia. Le ricerche minime solitamente si possono fare per contraente, numero di polizza e targa.
Se non si possiede un software gestionale si può attivare comunque il servizio?
GSV fornisce un software di consultazione, quindi non è fondamentale possedere un gestionale in fase di attivazione del servizio.
