Digitalizzazione cartelle cliniche e gestione documentale sanitaria

Dalla presa in carico delle cartelle cliniche alla consultazione digitale: Docusmart rende la documentazione sanitaria più accessibile, organizzata e tracciabile.

GSV digitalizza cartelle cliniche, referti e documentazione sanitaria: dalla raccolta dei documenti cartacei alla consultazione digitale sul gestionale della struttura, in piena conformità con gli obblighi di conservazione e le richieste di accesso dei pazienti.

Il servizio è pensato per strutture sanitarie che gestiscono grandi volumi di documentazione clinica, spesso conservata su più sedi o archivi fisici distinti, con il rischio di rallentare la consultazione quando un medico o un paziente ne ha bisogno con urgenza.

Digitalizzando l’archivio, ogni cartella clinica diventa consultabile in pochi secondi da parte del personale autorizzato, riducendo i tempi di attesa e liberando spazi fisici oggi occupati da faldoni e schedari.

Come funziona il servizio di digitalizzazione per strutture sanitarie

La nostra soluzione integrata per le strutture sanitarie comprende la gestione documentale dell’archivio cartaceo e la digitalizzazione dei documenti

Presa in carico

Ritiro della documentazione in struttura

Ritiriamo cartelle cliniche e documentazione sanitaria direttamente presso la struttura, secondo un calendario concordato che tiene conto della sensibilità e della riservatezza di questo tipo di documentazione. Il trasporto avviene con procedure dedicate alla tutela dei dati sanitari, per poi trasferire i documenti nei nostri centri specializzati in archiviazione e digitalizzazione, dove inizia il percorso di catalogazione.

Archiviazione

Catalogazione con barcode univoco

Predisponiamo la documentazione assegnando barcode e posizioni univoche, garantendo la piena tracciabilità di ogni fascicolo clinico lungo tutto il processo di digitalizzazione. Questo sistema consente di risalire in qualsiasi momento alla posizione fisica e digitale di ciascuna cartella, un requisito fondamentale quando si gestiscono dati sanitari particolarmente sensibili.

Digitalizzazione

Trasformazione in PDF

Trasformiamo tutte le cartelle cliniche in documenti digitali ad alta risoluzione, assegnando a ciascuna una categoria specifica in base alla tipologia di documentazione clinica o amministrativa. La categorizzazione consente al personale sanitario di ritrovare rapidamente il fascicolo di un paziente, invece di dover cercare tra archivi cartacei organizzati per data o reparto.

Consultazione

Accesso dal gestionale della struttura

Integriamo i documenti direttamente nel gestionale della struttura sanitaria, oppure su un sistema parallelo dedicato, rendendoli accessibili in tempo reale al personale autorizzato. Questo significa che un medico o un operatore amministrativo può recuperare la cartella clinica di un paziente in pochi secondi, anche durante una visita o una richiesta urgente.

Ritiri periodici

Aggiornamento costante dell’archivio

Ritiriamo periodicamente tutti i documenti di nuova produzione, per digitalizzarli e conservarli senza interruzioni nel normale flusso di lavoro della struttura. Questo evita che si accumuli nuovamente documentazione cartacea da smaltire in un secondo momento e mantiene l’archivio digitale costantemente aggiornato con le cartelle più recenti.

Richieste accesso

Gestione delle richieste di accesso dei pazienti

Gestiamo le richieste di accesso alla documentazione clinica da parte dei pazienti, garantendo tempi di risposta rapidi e piena conformità con le norme sul trattamento dei dati sanitari, categoria particolare di dati ai sensi del GDPR. Quando un paziente richiede copia della propria cartella clinica, il personale della struttura può recuperare il fascicolo digitalizzato in pochi secondi, senza dover cercare tra archivi cartacei o coinvolgere più reparti per ricostruire la documentazione completa. L’intero processo di gestione della richiesta viene tracciato, in modo da poter dimostrare in qualsiasi momento tempi e modalità di evasione della richiesta stessa.

Digitalizzazione di cartelle cliniche e documentazione sanitaria

Digitalizziamo cartelle cliniche, referti, documentazione clinica e pratiche amministrative sanitarie, catalogando ogni fascicolo con posizione univoca per garantire tracciabilità e accesso rapido dal gestionale della struttura.

Il processo copre sia la documentazione corrente, generata quotidianamente dall’attività della struttura, sia l’archivio storico accumulato nel tempo, spesso conservato in condizioni non ottimali e difficile da consultare rapidamente.

Ogni fascicolo digitalizzato mantiene un collegamento diretto con l’anagrafica del paziente, così che medici e personale amministrativo possano ritrovare l’intera storia clinica in un unico punto di accesso, senza dover consultare più archivi fisici separati.

Un archivio digitale sanitario sicuro e conforme

L’archivio digitale sanitario garantisce accesso rapido alla documentazione clinica nel rispetto della sicurezza e della riservatezza richieste dal settore sanitario, con procedure di conservazione a norma pensate specificamente per dati particolarmente sensibili.

L’accesso alla documentazione viene regolato in base al ruolo del personale autorizzato, garantendo che solo chi ha effettivamente bisogno di consultare una cartella clinica possa farlo.

Questo livello di controllo è più difficile da ottenere con un archivio cartaceo tradizionale, dove l’accesso fisico ai faldoni è più complesso da tracciare e limitare.

Conformità e trattamento dei dati sanitari

I dati sanitari sono trattati come categoria particolare ai sensi del GDPR, con misure di sicurezza dedicate lungo tutto il processo di digitalizzazione e archiviazione, dal ritiro della documentazione cartacea fino alla consultazione quotidiana da parte del personale autorizzato.

Questo significa che ogni fase del servizio, dal trasporto dei documenti alla loro conservazione digitale, tiene conto della particolare sensibilità dei dati sanitari trattati, con procedure pensate per ridurre al minimo il rischio di accessi non autorizzati o violazioni della riservatezza dei pazienti.

Domande frequenti

Come vengono digitalizzate le cartelle cliniche?

Ritiriamo la documentazione presso la struttura, secondo un calendario concordato che tiene conto della sensibilità dei dati trattati. La cataloghiamo con posizione univoca per garantirne la tracciabilità, poi la digitalizziamo in PDF ad alta risoluzione, rendendola consultabile dal gestionale della struttura o su un sistema parallelo dedicato. L’intero processo, dal ritiro alla consultazione finale, viene gestito da GSV con procedure specifiche per la tutela dei dati sanitari, mantenendo un unico referente per tutte le fasi del servizio.

Come gestite le richieste di accesso dei pazienti alla documentazione sanitaria?

Gestiamo direttamente la richiesta, recuperando il fascicolo digitalizzato del paziente e fornendolo nei tempi e nelle modalità previste dalla normativa sul diritto di accesso alla documentazione clinica. Grazie alla catalogazione con posizione univoca, il fascicolo viene individuato in pochi secondi, senza dover coinvolgere più reparti o cercare tra archivi cartacei fisici per ricostruire la documentazione completa richiesta dal paziente.

Il trattamento dei dati sanitari è conforme al GDPR?

Sì, i dati sanitari sono trattati come categoria particolare ai sensi del GDPR, con misure di sicurezza dedicate lungo tutto il processo di digitalizzazione e archiviazione. Questo comprende procedure specifiche per il trasporto della documentazione cartacea, per l’accesso al sistema digitale da parte del solo personale autorizzato e per la conservazione a norma dei fascicoli, riducendo al minimo il rischio di trattamenti impropri o accessi non consentiti ai dati clinici dei pazienti.

Il nostro impegno

Scopri come abbiamo aiutato altre strutture sanitarie a trasformare la gestione della documentazione clinica in un processo digitale, sicuro e sempre accessibile, riducendo i tempi di ricerca delle cartelle e semplificando la gestione delle richieste di accesso dei pazienti.

I casi reali raccontano problemi concreti affrontati da strutture come la tua, e le soluzioni adottate per risolverli.

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