Gestione documentale e digitalizzazione aziendale per le imprese
Dalla raccolta dei documenti cartacei alla consultazione digitale: Docusmart rende l’archivio aziendale più accessibile, organizzato e tracciabile.
La gestione documentale aziendale trasforma archivi, fascicoli e documenti cartacei in informazioni digitali organizzate, ricercabili e accessibili dai sistemi aziendali già in uso.
Fatture, contratti, buste paga e pratiche amministrative smettono di occupare armadi e magazzini, diventando file consultabili in pochi secondi da qualsiasi postazione autorizzata.
Fa parte di un percorso più ampio di digitalizzazione aziendale, che GSV supporta con soluzioni dedicate per ogni settore e dimensione d’impresa, dallo studio professionale con pochi collaboratori alla media azienda strutturata su più sedi.
Il risultato è un archivio più snello da gestire, meno soggetto a errori di smistamento e più semplice da consultare per chi lavora ogni giorno con la documentazione aziendale.
Come funziona il servizio di gestione documentale per le imprese
La nostra soluzione integrata per le imprese comprende la gestione completa dell’archivio cartaceo e la digitalizzazione dei flussi documentali.
Presa in carico
Archiviazione
Digitalizzazione
Consultazione
Ritiri periodici
Scarto e macero
Digitalizzazione documentale per le imprese: cosa possiamo digitalizzare
Digitalizziamo fatture, contratti con fornitori e clienti, buste paga, pratiche amministrative e l’intero archivio storico aziendale, comprese le annate più vecchie accumulate nel tempo e organizzate secondo criteri non più attuali.
Ogni documento viene catalogato e reso consultabile in pochi secondi dal gestionale in uso, con la possibilità di filtrare per tipologia, data o reparto di competenza.
Che si tratti dell’ufficio amministrativo che deve recuperare una fattura di due anni fa o delle risorse umane che devono consultare una busta paga per una verifica, il documento è raggiungibile senza dover interrompere il lavoro per cercare tra faldoni fisici sparsi tra più uffici o magazzini.
Un archivio digitale per ogni tipo di impresa
Dal piccolo studio professionale alla media impresa strutturata su più sedi, l’archivio digitale si adatta al volume e all’organizzazione della tua azienda, senza richiedere competenze tecniche interne né l’assunzione di personale dedicato alla gestione documentale.
Il servizio scala con le esigenze reali: un’azienda con un archivio contenuto può partire con un intervento mirato, mentre una realtà più strutturata con più reparti e più sedi può richiedere un piano di digitalizzazione articolato su più fasi, mantenendo comunque un unico interlocutore per l’intero progetto.
Perché digitalizzare l’archivio della tua azienda
La digitalizzazione documentale per aziende riduce i tempi di ricerca dei documenti, che su un archivio cartaceo tradizionale possono richiedere minuti o addirittura ore quando il fascicolo cercato non è stato archiviato correttamente.
Libera inoltre spazi fisici prima occupati da armadi, schedari e magazzini dedicati alla carta, spazi che possono essere destinati ad altri usi.
Riduce infine il rischio di perdita, danneggiamento o deterioramento dell’archivio cartaceo nel tempo, un rischio concreto per documenti conservati per anni in condizioni non sempre ottimali.
Domande frequenti
Che tipo di documenti aziendali posso digitalizzare?
Fatture, contratti, buste paga, pratiche amministrative e archivio storico: qualsiasi documento cartaceo della tua azienda, indipendentemente dal formato o dallo stato di conservazione originale. Anche archivi accumulati nel tempo, con documenti di annate diverse e organizzati secondo criteri non più attuali, possono essere digitalizzati e riorganizzati secondo un unico sistema di catalogazione coerente.
La digitalizzazione ha valore legale?
Sì, il processo può includere la conservazione sostitutiva a norma, ovvero la conservazione digitale con valore legale equivalente all’originale cartaceo, prevista dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Una volta completata la conservazione sostitutiva, il documento digitale può essere utilizzato in tutti i contesti in cui prima era necessario l’originale cartaceo, senza doverlo conservare fisicamente né temere che venga smarrito o danneggiato.
Quanto tempo richiede la digitalizzazione dell’archivio aziendale?
Dipende dal volume dell’archivio e dalla sua organizzazione attuale: dopo un sopralluogo iniziale, durante il quale valutiamo la quantità e lo stato della documentazione, definiamo insieme tempi e modalità di ritiro più adatti alla tua azienda. Per l’archivio storico si stabilisce un piano di digitalizzazione dedicato, mentre per la documentazione di nuova produzione si attivano ritiri periodici che mantengono l’archivio digitale sempre aggiornato.
Il nostro impegno
Scopri come abbiamo aiutato altre aziende a trasformare il proprio archivio in un ambiente digitale, organizzato e sempre accessibile, riducendo i tempi di ricerca dei documenti e liberando spazi fisici prima destinati alla conservazione della carta.
I casi reali raccontano problemi concreti affrontati da imprese come la tua, e le soluzioni adottate per risolverli.