Come deve essere gestita la conservazione dei documenti assicurativi? Per quanti anni devono essere archiviati e con quali modalità?

La Normativa IVASS ci dà moltissime indicazioni: vediamo nel dettaglio quali sono i punti da prendere in considerazione nella gestione dei documenti cartacei come nella conservazione digitale.

Per quanto tempo conservare i documenti assicurativi?

Il Regolamento ISVAP n. 5/2006 art. 57 (Obblighi di conservazione) prevede che gli intermediari conservino per almeno cinque anni – salvo diverso termine di legge – la documentazione concernente:

  • I conferimenti degli incarichi, gli accordi aventi a oggetto lo svolgimento dell’attività di intermediazione ed eventuali procure
  • I contratti conclusi per il loro tramite e la documentazione a essi relativa
  • Le proposte di assicurazione e gli altri documenti sottoscritti dai contraenti
  • La corrispondenza intercorsa con le imprese o con gli intermediari per i quali operano, relativa all’attività di intermediazione svolta (soppresso dal Provvedimento ISVAP n. 2720 del 2 luglio 2009)
  • La formazione professionale e l’aggiornamento professionale di cui al Regolamento IVASS n. 6 del 2 dicembre 2014, inclusa l’eventuale documentazione attestante la sussistenza delle cause di sospensione degli obblighi di aggiornamento professionale previste dall’art. 7, comma 5, del Regolamento 88
  • L’evidenza dei soggetti che svolgono attività di intermediazione nell’ambito della loro organizzazione e ai quali si estende la copertura assicurativa della polizza di cui agli articoli 11 e 15
  • L’iscrizione nella sezione E dei soggetti di cui si avvalgono e l’aggiornamento professionale effettuato dagli stessi, la documentazione relativa agli accertamenti svolti ai sensi dell’articolo 42 con riguardo agli addetti operanti all’interno dei propri locali, nonché la eventuale documentazione attestante la sussistenza delle cause di sospensione previste dall’art. 7, comma 5, del Regolamento IVASS n. 6 del 2 dicembre 2014

Regolamento IVASS n. 35 del 26 maggio 2010

In base al Regolamento Ivass n. 35 del 26 maggio 2010, all’articolo 22 (Archiviazione e conservazione dei documenti) leggiamo:

Le imprese adottano procedure interne di archiviazione e conservazione dei documenti, inclusa la prova dell’adempimento degli obblighi di invio e, ove previsto, di consegna delle comunicazioni di cui al presente Regolamento, anche facendo ricorso a supporti informatici, secondo le modalità previste dall’articolo 8 del Regolamento ISVAP n. 27 del 14 ottobre 2008.

Quali sono le modalità ammissibili di archiviazione dei documenti assicurativi? E qual è la normativa di riferimento?

Il Provvedimento IVASS 97/2020 poi ha introdotto delle modifiche all’articolo 67 del Regolamento IVASS 40/2018. Ti invitiamo a leggere il nostro approfondimento su questo tema.

Le modalità di Archiviazione Documentale

In base all’articolo 8 del Regolamento ISVAP n. 27 del 14 ottobre 2008 la conservazione documentale può avvenire in due modalità diverse: la conservazione dei documenti in formato cartaceo o digitale (emessi direttamente in formato digitale oppure ottenuti scansionando gli originali cartacei).

La gestione della documentazione cartacea può avvenire all’interno della sede dell’agenzia solamente se è presente un’area da adibire ad archivio e del personale dedicato alle attività di back office. In alternativa è possibile individuare una sede esterna, a patto che i documenti siano reperibili tempestivamente e che l’area risponda a tutti i requisiti di legge.

Scegliendo la conservazione digitale, oltre a necessitare di un archivio dove riporre i documenti cartacei occorre dotarsi di macchinari specifici (scanner professionali), software gestionali adeguati al flusso documentale e personale dedicato per le attività di data entry.

Cosa fare con le vecchie assicurazioni?

Superato il limite minimo di conservazione previsto dall’articolo 2220 del codice civile (limite di 10 anni), le vecchie polizze assicurative non ancora valide possono essere eliminate.

In base all’articolo 8 del Regolamento Ivass n. 27 del 14 ottobre 2008 vediamo che:

Gli originali dei contratti di assicurazione emessi e sottoscritti dal contraente e la documentazione connessa, da conservare per cinque anni dalla data in cui il contratto ha cessato di avere effetto.

Tuttavia, in base alle direttive interne alle singole compagnie e in caso di sinistri ancora in corso, è possibile che i tempi di conservazione siano più lunghi. Può accadere anche che non si possano affatto distruggere i documenti fino alla chiusura del sinistro in questione.

Perché scegliere un Sistema di Gestione Documentale?

La gestione dei documenti all’interno di una organizzazione può incidere moltissimo sull’efficienza dei processi aziendali. Innanzitutto, l’utilizzo di software intelligenti accelera il processo di ricerca del documento, ma soprattutto ne garantisce l’accessibilità e la portabilità per tutti i dipendenti.

Pensiamo al lavoro agile – o smart working – che ha condizionato l’attività della maggior parte delle imprese nel 2020. Un Sistema di Gestione Documentale applica un sistema univoco di gestione dei processi aziendali a tutti i livelli. Inoltre garantisce una categorizzazione dei documenti in base alle tipologie, consente una gerarchia di accesso ai documenti e ottimizza il workflow documentale.

È possibile affidare questo servizio in Outsourcing?

Non tutte le aziende possono gestire questi processi in sede per diversi motivi. Innanzitutto se gli archivi presentano una mole molto ingente di documenti non è escluso che il personale designato non riesca a processare tutti i documenti da far firmare e archiviare. Questo può comportare una perdita notevole di guadagni.

Inoltre non tutte le società hanno la possibilità e le risorse per formare le figure professionali incaricate di gestire un sistema documentale. Dobbiamo anche considerare che il personale, una volta sollevato da queste incombenze, può dedicarsi ad attività più produttive per l’azienda.

Affidare questo servizio a un’impresa specializzata nella digitalizzazione dei documenti assicurativi implica un risparmio notevole in termini di risorse, spazi, formazione del personale. Inoltre, non sarà necessario preoccuparsi delle polizze che non hanno più l’obbligo di conservazione e delle spese vive del macero.

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